4857 sayılı İş Kanununun 75. maddesine göre işveren çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Özlük dosyası yalnızca kimlik fotokopilerinin tutulduğu bir klasör değildir; çalışma ilişkisi boyunca kanunen düzenlenmesi gereken belge ve kayıtların sistemli biçimde saklandığı dosyadır.
Hangi kayıtlar bulunabilir?
Dosyanın içeriği işin ve çalışanın durumuna göre değişebilir. İş sözleşmesi, kimlik ve iletişim bilgileri, işe giriş belgeleri, izin kayıtları, görev ve ücret belgeleri, eğitim kayıtları ve kanunen tutulması gereken diğer belgeler özlük sürecinin parçası olabilir.
Her veri sınırsız biçimde toplanabilir mi?
Hayır. İşveren aynı zamanda kişisel verilerin işlenmesinde veri sorumlusu konumunda olabilir. Verinin hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiği, amaçla bağlantılı ve ölçülü olup olmadığı, erişim yetkileri ve saklama süreçleri ayrıca değerlendirilmelidir.
Gizlilik
İş Kanununun 75. maddesi işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmasını, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını öngörür.
Sağlık ve diğer özel nitelikli veriler
Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerin erişimi ve işlenmesi için KVKK ve ilgili özel mevzuattaki ek korumalar dikkate alınmalıdır. Gereksiz erişim veya işin amacı dışındaki paylaşım risk oluşturur.